EU AI Act Schulungspflicht: Pflichten seit Februar 2025

Aktualisiert am 21. Oktober 2026: angepasst an die Endfassung der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744.

Seit Februar 2025 gilt Artikel 4 des EU AI Act zur KI-Kompetenz. Im Juli 2026 hat die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 ihn neu gefasst. Die Pflicht ist geblieben. Ihr Inhalt ist klarer geworden.

Viele Betriebe kennen noch die alte Fassung. Andere haben noch gar nicht angefangen. Dieser Artikel zeigt, was heute gilt und wie Sie es mit wenig Aufwand umsetzen.

Was die Schulungspflicht konkret verlangt

In der ursprünglichen Fassung mussten Anbieter und Betreiber von KI-Systemen "sicherstellen", dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Seit der Änderungsverordnung heißt es: Sie ergreifen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden zu fördern. Ein bestimmtes Niveau jeder einzelnen Person müssen sie ausdrücklich nicht garantieren. Kommission und Mitgliedstaaten sollen dabei unterstützen, besonders kleine und mittlere Unternehmen.

Praktisch heißt das: Mitarbeiter, die KI-Systeme nutzen, sollen verstehen, was diese Systeme können. Und was sie nicht können. Sie sollen die Risiken kennen, die mit der Nutzung verbunden sind. Und sie sollen wissen, welche Grenzen im eigenen Betrieb gelten.

Das ist kein mehrstündiges Pflichtprogramm. Eine Schulung zu den eingesetzten Systemen ist der naheliegende Weg, diese Maßnahme umzusetzen.

Was als Schulung gilt

Das Gesetz nennt keinen Mindestumfang und kein Format. Sinnvoll sind Maßnahmen, die zum tatsächlichen Einsatz und Risiko der Systeme passen.

Für Betriebe, die nur KI-Tools mit minimalem Risiko nutzen (ChatGPT, Copilot, Übersetzungstools): Eine schriftliche Information von zwei bis drei Seiten, die erklärt was das Tool kann, was nicht, und welche internen Regeln gelten, reicht in vielen Fällen aus. Dazu eine Lesebestätigung der Mitarbeiter.

Für Betriebe mit Hochrisiko-Systemen: Formellere Schulungsmaßnahmen, dokumentiert und regelmäßig wiederholt.

Der Grundsatz: Das Schulungsformat sollte zur Risikoklasse des Systems passen.

Was eine schlanke Dokumentation enthält

Art. 4 schreibt keine bestimmte Form der Dokumentation vor. Sie zeigt aber, dass Sie Maßnahmen ergriffen haben, etwa bei Rückfragen von Kunden oder Auditoren. Drei Angaben reichen:

Erstens: Welche Mitarbeiter wurden geschult. Mit Namen und Datum.

Zweitens: Über welche Systeme wurde informiert. Nicht "KI allgemein", sondern die konkret im Betrieb eingesetzten Tools.

Drittens: Dass die Schulung stattgefunden hat. E-Mail mit Lesebestätigung, Teilnahmeliste, oder kurzes Online-Quiz, das Verständnis bestätigt.

Ohne diese Angaben lässt sich später schwer zeigen, dass die Schulung stattgefunden hat. Mit ihnen ist es eine Sache von Minuten.

Warum viele Betriebe noch nichts gemacht haben

Drei Gründe kommen immer wieder:

"Wir nutzen KI nur sporadisch." Auch dann gilt Art. 4. Wer ChatGPT gelegentlich für Textentwürfe nutzt, setzt ein KI-System ein. Der Aufwand ist dann eben klein.

"Das klärt doch die IT." Nein. Art. 4 betrifft alle Mitarbeiter, die KI-Systeme nutzen. Nicht nur die, die sie verwalten.

"Wir warten auf eine offizielle Vorlage." Die gibt es nicht in dieser Form. Der EU AI Act ist ein Rahmengesetz. Welche Maßnahmen zu Ihrem Betrieb passen, entscheiden Sie selbst. Die neue Fassung sieht vor, dass Kommission und Mitgliedstaaten gerade KMU dabei unterstützen.

Ein einfaches Format, das funktioniert

Für Betriebe mit einfachem KI-Einsatz:

Schritt 1: Kurzes Dokument erstellen (ein bis zwei Seiten): Was nutzen wir? Was kann es? Was darf damit gemacht werden, was nicht? Welche Risiken gibt es?

Schritt 2: An alle betroffenen Mitarbeiter senden, mit der Bitte um Lesebestätigung per Antwort-E-Mail.

Schritt 3: Bestätigungen archivieren. Datum notieren.

Schritt 4: Jährlich wiederholen. Bei wesentlichen Änderungen der genutzten Systeme zusätzlich.

Das ist ein schlanker Standard. Für viele Betriebe passt er.

Wann ein formelleres Format nötig ist

Wenn im Betrieb Hochrisiko-Systeme eingesetzt werden (KI in der Personalauswahl, KI in sicherheitskritischen Prozessen), reicht das einfache Format nicht.

Dann sind strukturierte Schulungen mit Lernzielkontrolle und regelmäßiger Auffrischung notwendig. Und eine verantwortliche Person, die den Schulungsprozess koordiniert und dokumentiert.

Was eine gute Schulung inhaltlich abdeckt

Unabhängig vom Format sollte jede Schulung diese Punkte abdecken:

Wie funktioniert KI grundsätzlich, ohne technisches Tiefwissen, aber mit einem realistischen Bild. Was sind typische Fehlerquellen und Halluzinationen bei Sprachmodellen. Welche Daten dürfen in welche Systeme eingegeben werden. Was bedeutet die betriebliche KI-Nutzungsrichtlinie konkret. Wo Unklarheiten gemeldet werden.

Der letzte Punkt wird oft vergessen. Mitarbeiter, die wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können, handeln im Zweifelsfall besser.

Wie eine pragmatische Umsetzung in einem Tag aussieht

Ein Betrieb mit 60 Mitarbeitern, davon 30 mit aktiver ChatGPT- oder Copilot-Nutzung, kann das in einem Arbeitstag umsetzen.

Morgens: Liste der Nutzer erstellen, Schulungsinhalt auf die konkreten Tools anpassen.

Nachmittags: Zwei Gruppen zu je 90 Minuten, interaktiv, mit Beispielen aus dem eigenen Betrieb. Keine Präsentation, sondern Live-Demos: Was passiert, wenn ich das hier eingebe? Warum ist diese Antwort falsch?

Danach: Teilnahmelisten abheften, Schulungsinhalt dokumentieren, Nutzungsrichtlinie verabschieden.

Keine externe Zertifizierung notwendig. Kein teurer Kursanbieter.

Interne Links für den nächsten Schritt

Den Gesamtrahmen aller EU AI Act Pflichten erklärt der Artikel zu EU AI Act Pflichten für KMU 2026.

Wer zuerst eine KI-Nutzungsrichtlinie braucht, auf die sich die Schulung beziehen kann: die KI-Nutzungsrichtlinie Vorlage liefert eine fertige Grundlage.

Welche Risikoklasse die eigenen Systeme haben und was das für die Schulungstiefe bedeutet: der Artikel zur AI Act Risikoklassifizierung für KMU gibt die Antwort.

Die vollständige Übersicht aller fünf Compliance-Pflichten bietet die EU AI Act Checkliste für Unternehmen.

Wer alle fünf Compliance-Bausteine strukturiert abarbeiten will: der KI Compliance Check schließt die Schulung mit Dokumentation ein.

Häufige Fragen

Reicht eine einmalige Schulung? Als Einstieg ja. KI-Kompetenz ist aber kein einmaliges Thema. Bei neuen Systemen oder wesentlichen Änderungen ist eine Auffrischung sinnvoll. Einmal pro Jahr ist ein guter Rhythmus.

Müssen externe Mitarbeiter und Dienstleister auch geschult werden? Wenn sie in Ihrem Auftrag KI-Systeme des Unternehmens nutzen, sollten sie in Ihre Maßnahmen einbezogen sein. Wenn sie eigene Systeme nutzen: Nein, aber Sie sollten prüfen, ob deren Systeme EU AI Act-konform sind.

Was wenn ein Mitarbeiter die Schulung ablehnt? Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, liegt beim Unternehmen. Ein bestimmtes Niveau jedes Einzelnen müssen Sie nicht garantieren. Praktisch ist es trotzdem sinnvoll, die Schulung zur Voraussetzung für den Zugang zu machen, etwa als Teil der Einarbeitung.

Zählt eine Online-Schulung genauso wie eine Präsenzschulung? Ja. Format ist nicht entscheidend. Entscheidend ist, dass der Inhalt angemessen ist und der Abschluss dokumentiert wird.

Gibt es anerkannte Schulungsanbieter für EU AI Act? Es gibt kein offizielles Zertifizierungssystem. Interne Schulungen sind genauso gültig wie externe, solange sie inhaltlich angemessen sind.